Les principaux ennemis des archives sont la lumière, l’humidité et la poussière. Il existe des méthodes de conservation qui permettent aux documents de mieux traverser le temps. DocuTech vient révolutionner le domaine.
L’archivage est un processus qui consiste à traiter les documents d’une entreprise pour que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace. Pour pallier aux multiples difficultés qui s’observent dans les différents services administratifs, la société DocuTech a mis en place un site d’archivage moderne. Une véritable innovation pour un domaine plutôt délaissé.
L’état des services d’archivages reste toujours déplorable dans l’administration au Burundi. Les structures d’archivages sont de vraies capharnaüm: des documents entreposés en désordre voire à même le sol, des locaux mal entretenus pleins de poussières et de toiles d’araignée.
Annonciate NDIHOKUBWAYO, Directrice Générale de DocuTech ©Akeza.net
« Face à toutes ces difficultés, DocuTech s’est donnée pour mission spéciale de moderniser le domaine des archives en instaurant des systèmes de gestion efficaces respectant les normes et les standards internationales d’archives. », fait savoir Annonciate NDIHOKUBWAYO, Directrice Générale. Appartenant au groupe Soft Center, cette société a pour ambition de doter le Burundi de moyens de conservation et de sécurisation des archives.
Externaliser les documents professionnels
Le choix de cette alternative permet de gagner de l’espace et de libérer la surface des bureaux. A ce titre, le nouveau site d’archivages de DocuTech offre des services variés. Il donne accès entre autre à l’audit et l’ étude de faisabilité pour la mise en place d’un système d’archivage électronique, aux services d’internalisation et d’externalisation en instaurant notamment un outil appelé plan de classement, ainsi que la fourniture et l’installation des logiciels de gestion électronique de documents et de courriers. DocuTech dispense également des formations en matière de gestions des archives pour les sociétés désirant renforcer les compétences de leurs personnels.
Le personnel de DocuTech ©Akeza.net
« Nous voulons que les archivistes sortent des coulisses pour occuper le devant. Pour cela, DocuTech va renforcer les capacités techniques des conservateurs et des documentalistes pour assurer la pérennité des archives.» précise Mme NDIHOKUBWAYO. Et de rappeler que les archivistes sont reconnus à juste titre comme un atout fondamental qui constitue un patrimoine unique et irremplaçable, transmis de génération en génération.
D’après Nicodème NYANDWI, archiviste de métier, « les archives suppléent la défaillance de la mémoire humaine. Elles constituent donc une mémoire collective à bien entretenir. Voir une telle initiative émanant des privés est un grand pas franchi »se réjouit-il.
Arnaud Igor GIRITEKA