DocuTech : bien conserver les archives pour leur pérennité

DocuTech : bien conserver les archives pour leur pérennité

Les principaux ennemis des archives sont la lumière, l’humidité et la poussière. Il existe des méthodes de conservation qui permettent aux documents de mieux traverser le temps. DocuTech vient révolutionner le domaine.

L’archivage est un  processus qui consiste à traiter les documents d’une entreprise pour que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace. Pour pallier aux multiples difficultés qui s’observent dans les différents services administratifs, la société DocuTech a mis en place  un site d’archivage moderne. Une véritable  innovation  pour un  domaine  plutôt  délaissé.

L’état des services  d’archivages reste toujours déplorable dans l’administration au Burundi. Les structures d’archivages sont de vraies capharnaüm: des documents entreposés  en désordre voire à même le sol, des locaux mal entretenus  pleins de poussières et de toiles d’araignée.

Annonciate NDIHOKUBWAYO, Directrice Générale de DocuTech ©Akeza.net

« Face à toutes ces difficultés, DocuTech s’est donnée pour mission spéciale de  moderniser  le domaine des archives en instaurant  des systèmes de gestion efficaces respectant les normes  et les standards    internationales d’archives. », fait savoir Annonciate NDIHOKUBWAYO, Directrice Générale. Appartenant au groupe Soft Center, cette  société a pour ambition de doter le Burundi de moyens  de conservation et de sécurisation des archives.

Externaliser les documents professionnels

Le choix de cette alternative permet de gagner de l’espace et de libérer la surface des bureaux. A ce titre, le nouveau site d’archivages de DocuTech  offre des services variés. Il donne accès entre autre à l’audit et l’ étude de faisabilité pour la mise en place d’un système d’archivage électronique, aux  services d’internalisation et d’externalisation en instaurant notamment un outil appelé plan de classement, ainsi que  la fourniture  et l’installation des logiciels de gestion électronique  de documents  et de courriers. DocuTech dispense également des  formations  en matière de  gestions des archives pour les sociétés désirant renforcer  les compétences  de leurs personnels.

Le personnel de DocuTech ©Akeza.net

« Nous voulons que les archivistes sortent des coulisses pour occuper le devant. Pour cela, DocuTech va renforcer les capacités  techniques des conservateurs et des documentalistes pour assurer la pérennité des archives.» précise Mme NDIHOKUBWAYO. Et de rappeler  que les archivistes  sont reconnus à juste titre comme un atout fondamental qui constitue un patrimoine  unique et irremplaçable, transmis de génération en génération.

D’après  Nicodème NYANDWI, archiviste de métier, « les archives  suppléent la défaillance  de la mémoire  humaine. Elles constituent  donc une mémoire collective à bien entretenir. Voir une telle initiative émanant des privés est un grand pas franchi »se réjouit-il.

 

Arnaud Igor GIRITEKA

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